Digitaler Assistent für WhatsApp

Ihr Büro. Per WhatsApp.

Der digitale Assistent beantwortet die WhatsApp-Nachrichten Ihrer Kunden, vereinbart Termine und bereitet Angebote vor. Sie selbst steuern Termine, Angebote, Rechnungen und Ihr Team mit kurzen Nachrichten – getippt oder als Sprachnachricht.

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So arbeitet der Assistent

Ihre Kunden schreiben.
Sie behalten die Kontrolle.

Der Assistent arbeitet unter der WhatsApp-Nummer Ihres Betriebs. Er erkennt, ob eine Nachricht von Ihnen oder von einem Kunden kommt, und reagiert jeweils passend. Fragen beantwortet er anhand Ihrer Preisliste und Ihrer Sammlung häufiger Fragen; die Antworten formuliert ein KI-System.

Was Folgen hat, entscheiden Sie: Angebote und Rechnungen gehen erst nach Ihrer ausdrücklichen Freigabe an Ihre Kunden. Dringende Anliegen leitet der Assistent an Sie weiter.

Ein Gespräch, drei SchritteAblauf
  • Ihr Kunde schreibtPer WhatsApp, als Text oder Sprachnachricht.
  • Der Assistent bearbeitet das AnliegenFrage beantworten, Termin vorschlagen, Angebotsanfrage aufnehmen.
  • Sie entscheidenAngebote und Rechnungen erst nach Ihrer Freigabe.

Funktionsumfang

Alle Funktionen
im Überblick.

Welche Funktionen Ihr Assistent erhält, vereinbaren wir vor dem Start. Freigeschaltet wird erst nach Vertrag und Prüfung durch Mondbüro.

Für Ihre Kunden

Nachrichten & Fragen

  • Nimmt WhatsApp-Nachrichten unter Ihrer Rufnummer entgegen und antwortet
  • Versteht Sprachnachrichten und wandelt sie in Text um
  • Weist beim ersten Kontakt darauf hin, dass ein digitaler Assistent antwortet
  • Kurze Auswahl zu Beginn: Termin, Angebot, Frage oder dringendes Anliegen – per Ziffer oder in eigenen Worten
  • Beantwortet wiederkehrende Fragen anhand Ihrer Preisliste und Ihrer Sammlung häufiger Fragen
  • Erkennt dringende Anliegen und leitet sie per E-Mail an Sie weiter – kein Notrufdienst
  • Erkennt Verabschiedungen und beendet das Gespräch freundlich
Termine

Kalender & Erinnerungen

  • Prüft die Verfügbarkeit in Ihrem Kalender
  • Schlägt bis zu drei Termine an verschiedenen Tagen vor
  • Prüft Wunschtermine und bietet sie bei Verfügbarkeit direkt an
  • Trägt bestätigte Termine in Ihren Kalender ein – mit erneuter Prüfung kurz vor dem Eintrag
  • Verschiebt und sagt Termine auf Ihre Anweisung ab
  • Informiert Ihren Kunden über neue, verschobene und abgesagte Termine
  • Erinnert Ihre Kunden am Vortag an den Termin (wenn aktiviert und die Nachrichtenvorlage von Meta genehmigt ist)
Angebote & Rechnungen

Belege per Nachricht

  • Erstellt Angebote und Rechnungen auf Ihre Anweisung per Nachricht
  • Nimmt Angebotsanfragen Ihrer Kunden mit Rückfragen auf und bereitet einen Entwurf für Sie vor
  • Versand an Ihre Kunden erst nach Ihrer Freigabe des konkreten Belegs
  • Fortlaufende Belegnummern je Belegart und Kalenderjahr
  • PDF mit sprechendem Dateinamen, abgelegt in Ihrer Dateiablage nach Jahr und Monat
  • Zahlungsziel, Ausführungszeitraum, Gültigkeit und Leistungsdatum aus Ihren Standardwerten – im Einzelfall änderbar
  • E-Mail an Sie bei neuen Vorgängen; auf Wunsch Erinnerung an unbeantwortete Angebote nach sieben und vierzehn Tagen
Für Sie als Inhaber

Ihr Büro im Chat

  • Menü mit fünf Bereichen: Aufträge & Rechnungen, Termine, Team & Zeiten, Übersicht, Einstellungen & Hilfe
  • Bedienung per Ziffer oder in eigenen Worten, auch als Sprachnachricht
  • Anstehende Termine abfragen und eigene Termine eintragen – mit Hinweis auf Überschneidungen
  • Kunden anlegen
  • Offene Angebote und Rechnungen ansehen und als erledigt abhaken
  • Übersicht über Mitarbeiter und offene Baustellen
  • Vorführbetrieb ein- und ausschalten, etwa für eine Präsentation
Team & Baustellen

Zeiten per WhatsApp

  • Mitarbeiter melden Arbeitsbeginn, Pausen und Feierabend per Nachricht, auch als Sprachnachricht
  • Zuordnung zur Baustelle und Speicherung mit Zeitstempel
  • Stunden je Baustelle und je Mitarbeiter abfragen, Zeiten nachtragen
  • Stundenzettel je Mitarbeiter als PDF zum Monatsende, abgelegt in Ihrer Dateiablage
  • Baustellenfotos Ihrer Mitarbeiter, der Baustelle zugeordnet abgelegt
  • Urlaubs- und Abwesenheitswünsche mit Übersicht – die Entscheidung treffen Sie
  • Hinweise auf Auffälligkeiten, etwa eine fehlende Feierabendmeldung oder eine Überschreitung der Höchstarbeitszeit
  • Mitarbeiter anlegen und austragen, Baustellen anlegen und abschließen
Betrieb

Zuverlässig im Hintergrund

  • Automatische Wiederholung bei vorübergehenden Verbindungsstörungen
  • Automatische Meldung an Mondbüro bei technischen Abbrüchen
  • Einspielen von Sicherheitsaktualisierungen
  • Termine stehen in Ihrem Kalender, Belege in Ihrer Dateiablage

Gut zu wissen

Was der Assistent
bewusst nicht tut.

  • Kein Notrufdienst – dringende Anliegen werden weitergeleitet, aber nicht jeder Notfall wird sicher erkannt
  • Keine Telefonannahme und keine Anrufweiterleitung
  • Rechnungen auf Wunsch Ihrer Kunden erstellt er nicht; solche Anfragen gehen an Sie
  • Keine Zahlungserinnerungen an Ihre Kunden
  • Keine Krankmeldungen und keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen
  • Keine Standorterfassung und keine Leistungsbewertung Ihrer Mitarbeiter
  • Keine Lohnabrechnung und keine steuerliche oder rechtliche Prüfung der Belege

Was Sie mitbringen

Der Assistent nutzt die WhatsApp Business Platform. Dafür brauchen Sie ein eigenes, bei Meta verifiziertes Unternehmenskonto; die Nachrichtengebühren von Meta zahlen Sie direkt an Meta. Dazu kommen Ihr Kalender und Ihre Dateiablage.

Nachrichten werden automatisiert verarbeitet und dafür an ein KI-System (OpenAI) übermittelt; Sprachnachrichten werden dazu in Text umgewandelt. Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung.

In Vorbereitung

Was als Nächstes kommt.

In Vorbereitung

Weboberfläche

Ein zusätzlicher Weg, dem Assistenten am Rechner zu schreiben. Er wird erst angeboten, wenn sein Zugang je Person abgesichert ist.

In Vorbereitung

Verbindung mit der Mondbüro-App

Der Assistent soll mit denselben Kunden, Aufträgen und Dokumenten arbeiten wie die Mondbüro-App – mit denselben Rechten und Freigaben.

Preis

Noch nicht festgelegt

WhatsApp ist als Zusatzmodul zur Mondbüro-App vorgesehen; ein Preis steht noch nicht fest. Den Einsatz für Ihren Betrieb besprechen wir persönlich und unverbindlich.

Selbst ausprobieren

Schreiben Sie dem Assistenten.

Unter 03907 7760645 antwortet mein eigener digitaler Assistent – ohne Anmeldung. Was Sie schreiben, wird tatsächlich verarbeitet; bitte geben Sie keine sensiblen Daten ein. In dieser Vorführung verschickt der Assistent Angebote zur Veranschaulichung sofort, in Ihrem Betrieb erst nach Ihrer Freigabe.

Per WhatsApp ausprobieren

Persönlich besprechen

Ob der Assistent zu Ihrem Betrieb passt und welche Funktionen Sie brauchen, klären wir in einem kostenlosen Gespräch. Eine Anfrage ist unverbindlich; Vertrag und Freischaltung erfolgen erst nach Prüfung durch Mondbüro.

Gespräch vereinbaren